Logiciel de paie : notre guide

Les entreprises sont aujourd'hui entrées dans l'ère de la digitalisation et de la dématérialisation des bulletins de paie. Pour mener à bien les tâches courantes relatives à la gestion de la paie, elles misent aujourd'hui sur des logiciels spécialisés.

Qu'est-ce qu'un logiciel de paie ? Quels en sont les fonctionnalités ? Quels sont les avantages de ces logiciels de paie ? Si ces interfaces peuvent parfaitement convenir à certaines entreprises, pour d'autres ils constitueront une dépense pas forcément nécessaire.

Nous vous expliquons l'essentiel dans cet article pour que vous puissiez déterminer si cet outil est adapté à votre situation.

Logiciel de paie : la définition

Un logiciel de paie est un outil informatique permettant aux entreprises de gérer et d'automatiser les tâches du département Ressources Humaines. C'est à dire les processus administratifs de paie.

Ces logiciels permettent également de synthétiser l'intégralité des données sociales de l'entreprise. Avec un logiciel de paie, les entrepreneurs peuvent aisément créer une base de données pour leurs salariés. Ils peuvent également généraliser la DSN (Déclaration Sociale Nominative).

Logiciel de paie en 2023 : quelle utilité ?

Utiliser un logiciel de paie est devenu incontournable et quasi obligatoire. La paie est une tâche réellement éprouvante pour une entreprise. La création d'un bulletin de salaire et le calcul des cotisations salariales et patronales sont des tâches difficiles, même en connaissant les bonnes techniques de gestions de paie.

Les logiciels de paie sont d'une grande aide pour les entrepreneurs dans la gestion de leurs processus Ressources Humaines. Certains logiciels ne se contentent que d'émettre les bulletins de paies tandis que d'autres permettent aussi d'accompagner les entreprises dans la réalisation de certaines tâches en ressources humaines.

Logiciel de gestion de la paie : quelles fonctionnalités ?

Les logiciels de paies ont différentes fonctionnalités qui varient d'une solution à l'autre. Voici les fonctionnalités les plus courantes :

• La saisie assistée des fiches de paie ;
• L'émission des fiches de paies et des bulletins de charges sociales ;
• La génération des fichiers pour le virement des salaires ;
• La gestion des temps, des compétences et des carrières ;
• L'établissement des contrats de travail, des certificats de travail, des promesses d'embauches, etc ;
• La réalisation des déclarations annuelles des données sociales ;
• La télédéclaration des DSN (Déclaration Sociale Nominative) ;
• La planification et le suivi de l'évolution de la masse salariale.

Utiliser un logiciel de fiche de paie : quels avantages ?

Il existe de nombreux avantages à utiliser un logiciel de paie :

• Le gain de temps : grâce à l'automatisation des tâches liées à la gestion de la paie et aux déclarations sociales ;
• L'assistance d'un expert en paie : les logiciels permettent l'assistance d'experts spécialistes de la paie, disponibles pour répondre aux différentes interrogations concernant l'utilisation des fonctionnalités de ces logiciels. Il est cependant possible de faire appel à un expert comptable plutôt que de souscrire à une de ces interfaces digitales ;
• Des outils qui s'adaptent à la croissance de l'entreprise : la plupart des logiciels offrent plusieurs modules s'adaptant aux besoins et aux budgets de l'entreprise. Ainsi, il est possible de commencer par une version simplifiée du logiciel. Puis, lorsque l'entreprise évoluera, intégrer de nouveaux modules plus sophistiqués, inutiles auparavant ;
• La fiabilité des données sociales : la saisie ou ressaisie des informations sociales sur Excel connaissent un risque d'erreur important. Grâce à un logiciel de paie il n'est plus nécessaire de ressaisir des informations lors de l'évolution des réglementations en vigueur. De plus, par le regroupement des informations relatives à la paie dans une base de données, les risques d'erreurs sont très minces, voire inexistants ;
• L'écologie : la dématérialisation des fiches de paies ne vous oblige plus à les imprimer tous les mois. Il est désormais possible de simplement envoyer le tout par mail, limitant l'impression excessive de papier.

Logiciel de paie gratuit : est ce que ça existe ?

Vous pourrez trouver sur internet des logiciels gratuits que vous pourrez télécharger sur Mac ou sur Windows.

Ces logiciels ouvrent des fonctionnalités limitées mais peuvent très bien fonctionner si votre structure est encore modeste. Voici les informations principales que vous pourrez saisir :

• les informations sur un salarié ;
• le nombre d'heure travaillées ;
• les congés pris et leur solde ;
• le montant des cotisations sociales et patronales.

Une fois ces informations complétées, vous pourrez ainsi éditer la fiche de paie du salarié.

Vous devez cependant être vigilant avant de faire votre choix car certains de ces logiciels ne sont gratuits que pendant un temps puis deviennent payants. De plus, d'autres vous fourniront des fonctionnalités gratuites qui ne seront pas suffisantes à votre activité.

Fiche de paie Excel : modèle gratuit

Pour ne pas avoir à télécharger de logiciel, vous pouvez aussi gérer la paie via un fichier Excel.

Coover met à votre disposition un modèle de fiche de paie Excel. Vous pouvez le télécharger gratuitement et anonymement.

Ce document est à jour des dispositions du code du travail en vigueur, vous pouvez donc l'utiliser sans crainte.

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