Un outil unique de facture gratuite

Coover a développé un outil unique et très simple pour générer une facture en quelques clics . Cette interface vous permet de tout personnaliser (nom de l'entreprise, montant, prestation, mais aussi de choisir la couleur). Vous pouvez récupérer ensuite votre facture en PDF sans laisser vos coordonnées ou recevoir une version par email si vous souhaitez enregistrer une copie. Une excellente alternative à des modèles de factures gratuits sur Word ou Excel.

Quand faut-il faire une facture ?

La facture qui sert à vous faire payer les produits ou services que vous vendez doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Elle a une valeur juridique. Elle est un élément de preuve d’une opération commerciale qui pourra être utile en cas de litige.

Pour la vente à un particulier, elle n’est pas obligatoire, sauf pour les ventes à distance et pour le e-commerce. Pour une prestation de service dont la valeur dépasse 25 € ou si le client le demande, une note est obligatoire.

La facture est obligatoire avec les professionnels. Elle doit être faite alors en double exemplaire, dont un exemplaire original pour le client et un exemplaire pour votre comptabilité.

Quelles sont les mentions obligatoires pour faire une facture ?

Le Code de commerce précise qu'une facture doit comporter :

• Éléments d’identification de l’entreprise : numéro d’immatriculation SI­ REN, siège social, statut juridique et normalement pour les auto-entre-preneurs la mention « Dispensé d’immatriculation au registre du com­ merce et des sociétés, en application de l’article L. 123-1-1 du Code de commerce ».
• Nom et adresse de l’entreprise et du client.
• Date de la vente ou de la prestation de service.
• Quantité et dénomination précise des produits ou services vendus.
• Majorations éventuelles de prix (transport, emballage, délais de livraison).
• Prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties.
• Numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire et taux de TVA appliqué (sauf microentreprises dispensées de TVA qui devront reporter en bas de leur facture la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI».
• Date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard.
• Escompte en cas de paiement anticipé.

Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner (en théo­rie) le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

La facture sert par ailleurs de justificatif comptable pour la tenue de vos comptes et de support fiscal à l’exercice des droits sur la TVA. Pour se faire, toutes les factures doivent être numérotées dans un ordre chrono­ logique. En cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée, soit par une nouvelle facture qui fait référence à la facture annulée, soit par un avoir qui est établi avec les mêmes éléments qu’une facture.

Enfin, sachez que les factures peuvent être émises par voie électronique avec l’accord du destinataire sur le principe et la forme. Inversement vous n’êtes pas obligé d’utiliser un ordinateur pour facturer : vous pouvez réali­ser à la main vos factures sur un facturier papier pré-numéroté.

Qu'est-ce qu'un bon de livraison ?

Dans la vente de produits, un bon de commande peut générer un ordre de préparation qui provoque l’édition d’un bon de livraison correspondant aux marchandises préparées. De même dans la production, un bon de commande génère un ordre de fabrication qui, en fin de parcours de pro­duction et emballage, engendrera un bon de livraison. Ce document qui doit être signé par le client à la livraison prouve qu’il a effectivement reçu la marchandise commandée.

Les mentions à faire figurer sur un bon de livraison sont sensiblement les mêmes que pour une facture : le numéro de bon, les coordonnées de la société, dont l’adresse précise du point de livraison et l’adresse de fac­ turation, la date du document, l’appellation et la référence des produits, leur quantité… En général, les prix et TVA ne figurent pas, ces éléments n’intéressant pas le livreur.

Le bon de livraison est émis en double exemplaire, un pour le client, un pour le livreur. Après réception, contrôle et comptage, le livreur ramènera un exemplaire signé par le client, et daté avec le tampon de la société.

Quels délais de paiement faut-il donner à ses clients ?

Comme les délais de paiement fournisseurs, les délais de paiement de vos clients sont un facteur essentiel de la gestion de votre entreprise, parce qu’ils vont influencer fortement vos besoins en fonds de roulement.

Dans le cas du particulier, la prestation est due sur présentation de fac­ture. Pour un commerce, la règle pour un client est donc de payer en pre­nant son produit. Dans les services, obtenir un paiement rapide de vos clients particuliers devrait être aussi possible. Évitez donc de leur accorder un crédit.

Avec les professionnels c’est une autre affaire, surtout avec les grandes entreprises et les établissements publics qui abusent de délais longs au­ près des petites et moyennes entreprises, malgré les règles de délais de paiement qui ont été établies par le législateur.

Sachez que, sans dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement normal est fixé au 30e jour suivant la réception de marchandises ou l’exécution d’une pres­tation. Des dérogations existent pour quelques métiers, garagistes, ven­deurs de produits périssables… S’il est précisé au contrat, le délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 45 jours fin de mois de date de livraison, ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Inver­sement, le paiement comptant, c’est-à-dire le jour de la livraison ou de la prestation, peut être exigé. Tout dépendra de votre capacité de négociation avec votre client. Ce qui est sûr, c’est que c’est un sujet qui doit être abordé sans faute, dès les débuts d’une relation avec le client. Après il sera trop tard.

Quels modes de paiement faut-il choisir ?

Une facture peut être réglée :

• par chèque ;
• en espèces (ce qui est interdit pour une dette professionnelle de plus de 1 000 €) ;
• par virement bancaire ;
• par lettre de change ou effet de commerce.

Que faire si la facture n'est pas payée ?

Mettez en place une procédure pour les cas de retards ou non paiements éventuels. Ne traînez pas à relancer. Votre client peut avoir des difficultés de trésorerie et chercher à gagner du temps. Ce n’est pas un délit. Certains diront même que c’est de la bonne gestion ; hypermarchés et services publics sont des experts dans ce domaine. Pour vous il n’y a pas de règle. C’est du bon sens, lequel dépend du rapport de force que vous souhaitez établir avec votre client.

Envoyez-lui donc une première lettre courtoise de relance, une semaine à dix jours après l’échéance pré­vue. Avec un client régulier relancez ensuite par téléphone, ou adressez un deuxième rappel. Ensuite, c’est un recommandé avec mise en demeure. Finalement une sommation de payer par huissier ; dans ce cas, vous êtes sûr de perdre le client, et c’est sans doute préférable pour vous, pour la suite.

Qu'est ce que la clause de réserve de propriété ?

La réserve de propriété est une clause contractuelle qui assure au vendeur le paiement du prix de la marchandise livrée. Elle lui permet de rester pro­priétaire du bien vendu jusqu’à ce qu’il soit entièrement payé. Le bien grevé d’une clause de réserve de propriété peut être mobilier ou immobilier, bien de consommation ou d’équipement professionnel. Dans le cas d’une ré­ serve de propriété, le transfert de propriété sera effectif dès que l’acheteur aura payé l’intégralité du prix.

Pour être valable, la clause de réserve de propriété doit figurer clairement dans les conditions de vente. Il est donc conseillé de la rappeler sur les factures en y indiquant la mention « Clause de réserve de propriété ».

Utile : voici un outil similaire pour émettre des "invoices" si vous êtes dans un pays anglophone.

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