Comment réussir sa première paie ?

En tant que futur employeur, vous allez devoir remettre une fiche de paie à votre premier salarié tous les mois pour attester du travail effectué et du versement du salaire. Il est parfois complexe de s’y retrouver parmi toutes les obligations qui entourent le recrutement d’un 1er salarié. 

Quelles sont les principales obligations qui entourent la gestion de la paie des salariés ? Comment éviter de faire des erreurs ? On vous explique.

Penser à déclarer l’embauche du salarié

Dans un premier temps, n’oubliez pas qu’il est obligatoire de déclarer à l’URSSAF toute embauche d’un salarié. Cette déclaration s’est longtemps faite au moyen de la DUE - Déclaration Unique d’Embauche - et elle est désormais faite via la DPAE - Déclaration Préalable à l’Embauche.

Attention, cette déclaration doit être réalisée dans les 8 jours avant l’embauche du salarié ! 

Émettre une fiche de paie conforme 

Toute fiche de paie doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires pour être considérée comme valide. 

Pour rappel, chaque oubli d’une mention obligatoire peut être sanctionné par une amende ! Il faut donc être particulièrement vigilant au moment de l’émission de votre première fiche de paie pour avoir une base solide et ne pas répliquer une erreur sur tous vos futurs bulletins de paie.

Les principales mentions obligatoires sont les suivantes : 

  • Informations sur l’employeur et du salarié: nom et adresse du salarié et de l’employeur, informations sur la convention collective applicable, l’ancienneté du salarié, etc.
  • Informations sur la rémunération : le salaire de base, les avantages en nature prévus (tickets restaurants, véhicule, etc), la période rémunérée, les heures supplémentaires éventuelles, etc.
  • Informations sur les cotisations sociales : détail de la part employeur et de la part salarié sur chaque cotisations sociale (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage), etc.
  • Informations sur le salaire net à payer : salaire brut, taux du prélèvement à la source, montant de l’impôt prélevé à la source, montant du salaire net versé par l’employeur, modalités de versement du salaire, etc.

Faire une veille de l’actualité juridique

Pour que vos fiches de paie soient conformes, il est indispensable d’être très attentif aux évolutions juridiques - d’autant qu’elles sont très fréquentes en droit social. C’est un domaine juridique qui évolue constamment et un certain nombre de chiffres sont réévalués  chaque année - le SMIC par exemple.

Cette recommandation a encore plus de sens avec la crise sanitaire du COVID-19. Les évolutions législatives et réglementaires n’ont jamais été aussi fréquentes et c’est un travail de veille quasi quotidien qu’il faut réaliser pour s’assurer d’émettre des fiches de paie conformes, notamment avec la mise en place généralisée de l’activité partielle. 

Utiliser un logiciel de paie

De plus en plus d’employeurs font le choix de s’enlever cette épine du pied en délégant la gestion de la paie de leurs salariés, notamment en utilisant un logiciel de paie.

Automatisation de la génération des bulletins de paie et des déclarations avec les organismes sociaux, gestion des salariés, responsabilité pour la conformité des fiches de paie, il y a de nombreux avantages à utiliser un logiciel de paie.

Si vous n’avez encore jamais émis de fiche de paie, sachez que PayFit a une offre Starter simple et abordable pour accompagner les employeurs dans la gestion de leur première paie.

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