Tenue de la comptabilité : comment ça marche ?

On pense souvent que la comptabilité n’existe qu’en fin d’exercice comptable, au moment de communiquer ses comptes à l’administration. En réalité, la comptabilité est un travail quotidien, dans lequel on prend le soin d’enregistrer toutes les opérations financières chaque jour.

Transmettre ses relevés bancaires à son expert-comptable

Vos relevés de comptes bancaires constituent le socle du travail de votre expert-comptable. Celui-ci parcourt vos opérations du mois et les affecte dans les comptes de l’entreprise dans la bonne catégorie comptable : vente aux clients, règlement des factures, achat fournisseurs etc… Toutes les opérations saisies sont répertoriées par ordre chronologique dans un document appelé “journal”.

Vous l’aurez compris, transmettre vos transactions bancaires au fur et à mesure à votre expert-comptable est primordial pour avoir une comptabilité à jour.

Quels justificatifs faut-il transmettre à son expert-comptable ?

Pour une comptabilité claire et précise, il est indispensable de conserver toutes factures et reçus justifiants de vos recettes et dépenses.

Les justificatifs d’achat

Les justificatifs d’achat sont des factures associées aux achats effectués auprès de vos fournisseurs. Vous venez d’acheter un ordinateur pour votre activité ou vous avez simplement déjeuné avec un de vos clients ? Vous devez obligatoirement conserver ces factures et les transmettre à votre expert-comptable le plus rapidement possible.

La conservation des pièces comptables justificatives est une obligation pour tout indépendant. Vous devez les sauvegarder sur une durée de 10 ans. Sachez que seuls les documents originaux (en version papier ou en version numérique) font foi. Ainsi, un document reçu en papier doit être conservé sous format papier, les documents numériques peuvent être conservés sous format numérique. Il n’est pas possible de produire une facture en version papier puis de la numériser.

Il est nécessaire de conserver ses factures pour deux raisons :

• en cas de contrôle fiscal
• ce sont des preuves pour la récupération de la TVA. Pas de TVA récupérable sans justificatif associé !

Toute opération doit être justifiée en comptabilité. Chaque pièce comptable va permettre à l’expert-comptable de justifier la comptabilisation de telle ou telle dépense ou vente.

La fréquence à laquelle vous devez transmettre les justificatifs d'achat dépend de votre activité et de la fréquence de vos déclarations. Par exemple, si vous devez déclarer votre TVA mensuellement, il est
clair qu’une remise régulière est indispensable.

Les factures de vente

Vous l’aurez compris, les factures de vente sont toutes celles que vous émettez à chaque vente de prestation ou de bien à un client. La transmission de factures de vente à votre expert-comptable inclut
également les factures d’avoirs et d’acomptes. Même logique que pour les factures d’achats : les factures de vente permettent d’enregistrer comptablement vos opérations et in fine calculer votre chiffre d’affaires. Pensez à les transmettre au fur et à mesure à votre expert-comptable.

Quelle solution de comptabilité choisir ?

Faire sa comptabilité en autonomie

Il est facile de trouver de nombreux tutoriels en ligne et des exemples de formules comptables pour l’utilisation d’un tableur. Alors pour beaucoup d’indépendants, Excel est le choix par défaut pour tenir sa comptabilité.

Avantages	Inconvénients
Economies réalisées	Perte de temps Risque d’erreurs Solitude de l’entrepreneur > pas d’interlocuteur dédié

Plus généralement, la comptabilité ne doit pas être vue comme une fin mais comme un moyen de disposer d’une information financière fiable, à jour, permettant à un sachant de vous conseiller.

Pour vous faciliter la réalisation de vos factures, vous pouvez aussi choisir un modèle et éditeur de facture en ligne ! Le modèle de facture que nous proposons chez Coover est 100% gratuit et facile d'utilisation !

Faut-il utiliser un logiciel de comptabilité ?

Ces dernières années, le marché de la fintech française a explosé et les solutions de comptabilité en ligne se sont multipliées à vitesse grand V. Généralement, ces types de solutions proposent d’automatiser les tâches comptables récurrentes et chronophages des indépendants, qui peuvent vite devenir un enfer à gérer sur Excel : la saisie comptable automatisée, importation automatique des flux bancaires etc.

Avantages	Inconvénients
gain de temps prix attractifs	vous faites vos déclarations et votre bilan vous-même vous êtes donc le seul responsable de vos déclarations (le logiciel les préremplit pour vous, mais en cas d’erreur de saisie, vos documents administratifs sont impactés) aucun conseil ou avis d’expert

Faire appel à un expert-comptable : avantages et inconvénients

Quoi de plus naturel que de vouloir confier la tenue de sa comptabilité à des pros dont le métier est précisément la comptabilité : un cabinet d’experts-comptables.

Avantages	Inconvénients
Gain de temps Une comptabilité et une fiscalité conforme aux obligations légales Responsabilité de l’expert-comptable en cas d’erreur Conseils d’un professionnel	Prix élevés Peu d’outils mis à disposition pour le transfert des justificatifs, des relevés bancaires etc. Peu d’outils permettant de suivre en temps réel sa trésorerie (charges à payer, TVA à décaisser, les impôts etc).