Comment changer de mutuelle entreprise ?

En tant qu'employeur, vous devez obligatoirement proposer une mutuelle d'entreprise à l'ensemble de vos salariés. Les années passant, votre mutuelle n'est peut-être plus très compétitive sur le marché actuel de 2024 et il est donc légitime de vouloir en changer. Cotisations moindres, prestations et accompagnement plus en adéquation avec votre activité, vous pourez trouver de nombreuses formules correspondant aux besoins de vos équipes.

Comment faire pour changer d'agence de mutuelle d'entreprise ? Quelles sont les démarches pour résilier la mutuelle collective ? Quand doit se faire de changement ? Coover vous explique tous dans les moindres détails !

Peut-on changer de mutuelle d’entreprise ?

Les raisons qui poussent un dirigeant ou un chef d'entreprise à vouloir changer la mutuelle collective souscrite auparavant peuvent être multiples :

• Le contrat peut ne plus être adapté aux besoins des salariés car leurs besoins ont évolués
• La situation économique, fiscale ou administrative de la société a évoluée
• Les cotisations ont récemment augmenté de manière conséquente (notamment suite à la réforme 100% santé).

En premier lieu, vous devez respecter un délai de préavis avant l'échéance de votre contrat. En effet vous ne pouvez pas quitter du jour au lendemain votre mutuelle santé obligatoire. Vous devez attendre l'échéance annuelle de votre contrat tout en respectant un délai de prévenance au préalable. Ce délai de préavis diffère selon les contrats puisqu'il est indiqué sur les conditions générales de celui-ci. En règle générale, les assureurs prévoient un délai de deux mois.

Cette échéance correspond à la date d'anniversaire de votre contrat. Autrement dit, à la date de prise d'effet de votre complémentaire santé. Pour connaître de manière précise cette date d'échéance, vous devez, là encore, vous reportez dans les conditions générales de votre mutuelle collective.

Exemple de changement de mutuelle entreprise

Les conditions générales de votre contrat indiquent que votre date d'échéance est le 1er avril et votre préavis est de deux mois.
Vous devez donc envoyer une lettre de résiliation avant le 1er février, sans quoi vous ne pourrez pas changer de mutuelle collective.

En second lieu, vous devez obligatoirement remplacer votre ancienne mutuelle santé. En effet, depuis l'accord ANI de 2016, la mutuelle santé est obligatoire pour tous les salariés. Ainsi, en tant qu'employeur, vous devez constamment proposer une mutuelle collective pour vos salariés. Il ne doit donc en aucun cas exister un délai de non couverture. Vos deux contrats doivent s'enchaîner.

Changer de contrat ou changer d’assureur : que choisir ?

Pour changer de mutuelle collective, deux options s'offrent à vous :

Si les prestations de votre contrat actuel vous satisfont, vous n'êtes pas obligé de changer d'assureur. Vous pouvez tout à fait demander une modification de votre contrat.

Bien entendu, les assureurs auront davantage tendance à accepter les augmentations de couvertures que leurs diminutions. En effet, cela impliquera, logiquement, une augmentation des cotisations et donc plus d'argent pour votre assureur.

Si toutefois vous décidez de diminuer vos garanties, prenez garde à ne pas passer en dessous des minimums obligatoires si votre convention collective en prévoit.

Dans tous les cas, votre assureur n'est pas obligé d'accepter. En cas de refus, vous pourrez toujours changer d'assureur ! Ainsi, prenez le temps de vous y prendre à l'avance pour ne pas être surpris par la date d'échéance future.

Si votre assureur ne veut pas modifier votre contrat ou si tout simplement vous voulez changer d'assureur c'est également possible !

N'hésitez pas à consulter vos salariés. Vous pourrez ainsi adapter votre nouveau contrat à leurs besoins (prise en charge des dépassements d'honoraires, de la médecine douce, du tarif souhaité etc.).

Nous vous conseillons donc de comparer les offres afin de trouver l'offre qui correspond le mieux aux besoins de vos salariés, le tout au meilleur prix.

Qui doit résilier la mutuelle collective de l'entreprise ?

C'est toujours à l'employeur, ou du moins à la personne qu'il nomme responsable, de demander une modification ou un changement de mutuelle.

En réalité, cela est un peu plus complexe car la personne décisionnaire dépend de l'acte instituant la mutuelle au sein de l'entreprise :

• Mise en place par DUE : l'employeur peut modifier seul le contrat. Cependant, la modification par référendum d'entreprise ou accord collectif est également possible ;
• Mise en place par référendum : l'employeur doit effectuer un nouveau référendum pour changer de mutuelle ou bien passer par un accord collectif.
• Mise en place par un accord collectif : la seule possibilité pour l'employeur de changer de contrat, c'est de mettre en place un accord collectif (qui depuis la loi Travail de 2016, doit être validé par des syndicats représentants 50% des voix, les syndicats minoritaires doivent eux passer par un référendum).

Quelle procédure de changement de mutuelle entreprise ?

Tout d'abord, vous devez résilier votre contrat actuel via une lettre de résiliation, lors de son échéance en respectant le délai de préavis prévu dans les conditions générales de votre contrat. Cette échéance correspond à la date d'anniversaire de votre contrat qui est également indiqué dans vos conditions générales.

Pour résilier votre contrat, vous devez impérativement suivre la procédure adéquate, qui dépend de l'acte ayant mis en place votre mutuelle collective.

Vous devez ensuite informer vos salariés. En effet, lors d'un changement de mutuelle (même avantageux) vous devez informer chaque salarié par écrit. Un affichage collectif ne suffit pas. Si cette obligation n'est pas satisfaite, vous vous exposez à des sanctions de l'URSSAF conséquentes.

Si l'employeur change la mutuelle collective, de manière unilatérale via une DUE (Décision Unilatérale de l'Employeur), il devra dénoncer l'ancienne DUE auprès de chaque salarié dans un délai de 3 mois. Un nouveau document devra alors être rédigé afin de présenter le nouveau contrat.

Dans tous les cas, n'oubliez pas que la mutuelle d'entreprise est obligatoire. Vous devez donc faire en sorte que le nouveau contrat suive immédiatement la fin de votre ancien contrat. Vous pourrez alors choisir la date de début d'effet de votre mutuelle collective lors de sa souscription.

Lettre de changement de mutuelle entreprise : notre modèle

En tant que chef d'entreprise, vous devez avertir votre assureur de votre souhait de changer de mutuelle. Vous devez donc envoyer une lettre en respectant un délai de préavis avant échéance de votre contrat.

Ce délai et cette échéance sont mentionnés dans les conditions générales de votre mutuelle collective. Le plus souvent, ce délai est de 2 mois.

Vous devez alors envoyer votre lettre en recommandé avec accusé de réception. Nous vous conseillons de garder une preuve de votre envoie en photocopiant votre lettre et en conservant le bon de réception.

Pour vous faire gagner du temps, Coover met à votre disposition un modèle de lettre de résiliation de mutuelle d'entreprise :

Nos 5 conseils pour choisir sa nouvelle mutuelle d’entreprise obligatoire

• Consultez vos salariés afin de trouver un contrat qui correspond à leurs besoins et attentes. Vous pourrez alors moduler les garanties et mettre l'accent sur les postes les plus importants pour eux (hospitalisation, dentaire, optique etc.). En modulant les postes de couverture, vous pourrez faire baisser le coût de votre contrat !
• Vérifiez si vous êtes contraint de proposer des remboursements minimums allant au-delà du panier de soins ANI. En effet, certains accords de branche prévoient des remboursements plus avantageux.
• Comparer les offres ! Passer par un courtier vous permettra de mettre en concurrence les offres et de choisir la meilleure mutuelle d'entreprise selon votre profil.
• Vérifiez les garanties proposées par votre contrat. Même si le coeur d'une mutuelle santé est de couvrir les dépenses de santé, il ne faut pas oublier que des prestations supplémentaires peuvent être proposées par les assureurs. Cela peut concerner les prestations d'assistance en cas d'hospitalisation ou la protection juridique.
• Résiliez votre contrat dans les règles de l'art tout en évitant une rupture de couverture. N'oubliez pas de suivre la procédure de résiliation adéquate et d'informer vos salariés de cette modification. De plus, ne laissez pas vos salariés sans mutuelle santé, même pour 2 jours, c'est interdit.