Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Choisir un logiciel de comptabilité représente un investissement financier et prend du temps. Cela a également un impact sur les habitudes de travail de vos salariés. Pour effectuer la transition de la meilleure des façons, vous pouvez préparer ce changement !

Pour ce faire, vous devez faire un point sur vos besoins en vous posant les bonnes questions. De plus, il est nécessaire d'être vigilants à certaines problématiques : quelle est le meilleur moment pour changer de logiciel ? Quelles sont les étapes à respecter ? Quel investissement y consacrer ?

Coover fait le point avec vous et répond à l'ensemble de vos interrogations.

Définir ses besoins avant de choisir son logiciel de comptabilité

Définir ses usages et pratiques comptables

Dans un premier temps, vous devez déterminer où, quand et comment vous avez envie d'utiliser votre logiciel.

• Avez-vous uniquement besoin d'accéder à votre logiciel depuis votre bureau ?
• Avez-vous besoin d'accéder à votre logiciel depuis votre domicile, lors de déplacements... ?
• Devez-vous accéder à votre logiciel pendant le week-end ?
• Voulez-vous réaliser manuellement vos sauvegardes et vos mises à jour ? Votre entreprise assurera t-elle en interne la sécurisation de votre système informatique ?

Organisation interne et comptabilité

L'organisation interne de votre entreprise influencera sur le choix de votre logiciel de comptabilité. Ainsi, pour faire le meilleur choix, posez-vous les questions suivantes :

Vous aurez ainsi le choix entre une comptabilité autonome, une comptabilité intégrée à une gestion commerciale, ou encore d’une comptabilité partagée en temps réel avec votre expert-comptable.

Financement du logiciel de comptabilité

Vous devez vous poser les questions suivantes avant de choisir votre logiciel :

• Préférez-vous opter pour un abonnement mensuel ou préférez-vous acquérir une licence?
• Avez-vous évoqué votre projet avec votre Expert-Comptable ?
• Souhaitez-vous choisir un prestataire ou un éditeur capable de vous proposer des solutions de financement ?
• Avez-vous identifié les équipements informatiques que vous souhaitez acquérir (ordinateur serveur, imprimante...) ?

Privilégier les logiciels de comptabilité avec mise à jour automatique

Soyez vigilants sur les aspects légaux. Il est en effet essentiel de s’assurer que le logiciel que vous choisirez soit à jour des dernières évolutions réglementaires, et que l’éditeur choisi sera à même de le faire évoluer dans le temps et dans le respect des nouvelles obligations. Soyez particulièrement vigilants à vous assurer de la possibilité de contrats de mise à jour ! C’est la garantie de l’éditeur qui s’engage à vous fournir une nouvelle version de votre logiciel en cas de modification réglementaire pour vous assurer d’être en règle au niveau de la loi !

En particulier, le logiciel doit être en conformité avec les nouvelles obligations liées au :

• Contrôle fiscal des comptabilités informatisées : le logiciel doit notamment vous permettre de produire le “Fichier des Ecritures Comptables ». Il s'agit d'un fichier normé, comprenant des champs spécifiques, qui doit être remis à l’administration en cas de contrôle fiscal ;
• Lois anti-fraude TVA : les assujettis à la TVA ont l’obligation d’utiliser des logiciels certifiés conformes depuis le 1er janvier 2018. Cette obligation qui concerne tous les logiciels enregistrant les règlements clients.

Logiciel de comptabilité : quelles fonctionnalités choisir ?

Vos besoins fonctionnels doivent être clairement définis pour choisir le logiciel adapté, et éviter par exemple d’acheter un logiciel sur-dimensionné, ou inversement trop simpliste ! Une expression de besoins, c’est finalement décrire comment vous souhaitez fonctionner au quotidien. Quels sont vos usages et vos pratiques ? Quelles sont les fonctions essen elles ? Celles qui sont prioritaires ?

Exemples de précisions à indiquer lors de la recherche d’un logiciel comptable:

Comment changer de logiciel comptabilité ?

Changement de logiciel : quelles sont les étapes ?

1. Préparer votre projet : lorsque vous faites le choix de changer de logiciel compta, vous pouvez commencer à y attribuer un budget, à prévoir un planning etc. ;
2. Exprimer et prioriser ses besoins : vous devez faire le point sur ce dont vous avez besoin. Pour ce faire n'hésitez pas à utiliser notre check list !
3. Choix de la solution et de ses fonctions : sur la base de ces réponses, vous devez choisir le logiciel le plus adapté à votre entreprise. Vous pouvez alors consulter des comparatifs en ligne ou bien demander conseil à un expert comptable de votre ville ;
4. Mise en place et formation : privilégiez les offres vous permettant de bénéficier d'une assistance lors de l'installation du logiciel.

Changement de logiciel : quelle durée ?

A partir du moment où la solution est choisie, il faut prévoir en moyenne de 2 à 8 semaines pour utiliser une nouvelle comptabilité.

La durée dépend de plusieurs facteurs : la taille de l’entreprise, le périmètre fonctionnel souhaité, la reprise des historiques, le besoin en matière de formation des utilisateurs...

Quand démarrer son changement de logiciel ?

Contrairement aux idées reçues, le début de l’année fiscale n’est pas le seul moment favorable pour changer de logiciel ! Le projet idéal tiendra en effet surtout compte des disponibilités des différents interlocuteurs impliqués dans ce changement. Des solutions de reprises de données existent, et l’éditeur ou le prestataire que vous choisirez doit être en mesure de vous aider à appréhender le planning du projet.

Qui mobiliser pour changer de logiciel de compta ?

Pour garantir la bonne mise en œuvre de la solution, il faut déterminer la ou les personnes en charge du suivi du projet. Si celui-ci s’étend sur plusieurs domaines fonctionnels (comptabilité et gestion commerciale par exemple) il peut être intéressant d’impliquer un représentant spécialiste de chaque métier.

Un projet de ce type fait en général intervenir entre une et trois personnes au maximum. Il peut être également opportun d’associer des utilisateurs opérationnels au choix de l’outil pour bénéficier d’une vision « terrain ».

Les 5 points à retenir pour choisir son logiciel de comptabilité

• Définir les besoins le plus précisément possible. C’est- à-dire définir les fonctionnalités dont vous avez besoin et les prioriser, prévoir également vos souhaits d’évolution dans le temps. Un cahier des charges n’est pas indispensable, mais des besoins clairement définis permettront d’avoir les meilleurs conseils ;
• Opter pour un éditeur reconnu qui soit en mesure de répondre à vos spécificités et de vous accompagner dans la durée. S’appuyer sur des références, des témoignages, peut être révélateur de la compétence du prestataire ;
• Mesurer l'investissement en temps. Pour ne pas vous faire surprendre et être débordé, vous devez déterminer le temps à consacrer au démarrage et aux formations. Respecter les étapes du déploiement ;
• S'impliquer tout au long du processus, en testant les fonctions du logiciel ;
• S'assurer de l'adoption par les utilisateurs au travers de la formation et d'une bonne communication lors du changement de logiciel.

Quelles sont les alternatives pour la facturation des entreprises ?

Il existe 5 catégories de solutions pour les entreprises en matière de facturation :

• Les modules de facturation : des acteurs spécialisés dans la facturation, il sont souvent très complets et permettent de répondre à des modèles et besoins très différents. Exemples : Stripe et Zuora.
• Les Comptables : des outils de comptabilité agrégeant un module de facturation pour permettre de concilier ces deux éléments essentiels dans la même plateforme. Exemples : Quickoobks, Sage et Cegid.
• Les tout en un: un module facture souvent associé à une suite logiciel plus large avec des fonctionnalités annexes sur la partie CRM et avant-vente. Exemples : Zoho, Sellsy.
• Les ERP : une solution logiciel complète intégrant de nombreux modules de gestion opérationnel de l’activité en plus d’un module de facturation complet. Exemples : Sage et Odoo.
• Les Faits-maison : le traditionnel Excel pour les plus petites et  des back-office développés en interne pour les entreprises plus matures.

Voici les principaux avantages et inconvénients de chaque acteur, pour vous aider à faire votre choix.

	Avantages	Inconvénients
Modules de facturation	Ergonomie et paramétrage accessible S’intègre facilement à d’autres outils et back-office Modèles complexes d’abonnement et volumes importants bien gérés	Technique pour les utilisateurs peu “digitaux” Limités aux fonctions principales de facturation (pas de compta, ni de CRM intégré)
Comptable	Simple à mettre en place Permet également de traiter l’aspect comptabilité (en externe ou interne) Intégration souvent possible avec un large écosystème d’applications tierces	Attention aux acteurs historiques aux environnements fermés . Parfois limités pour les modèles complexes à forte volumétrie (SaaS)
Tout en un	Possibilité de synchroniser nativement CRM et facturation sur un même outil Paramétrage flexible au sein de l’outil et des modules	Souvent limité pour les PME de taille importante tant sur la partie CRM que facturation Accessibilité du modèle de données parfois très limitée pour certains acteurs
ERP	Adaptation à des modèles de facturation et process opérationnels (très) complexes Souvent inévitable à partir d’une certaine taille d’entreprises	Pas adapté aux petits acteurs (<50 emp.) Déploiement souvent lourd et coûteux Accessibilité du modèle de données parfois très limitée pour certains acteurs historiques
Fait maison	Simplicité pour le lancement Accessibilité des données en interne et adaptation aux spécificités uniques Maîtrise de la connexions aux applications tierces si ressources de développement	Lourd et coûteux à maintenir (ressource développement) En général moins performant que des solutions de spécialistes éprouvées par le marché